Pengelolaan Arsip Dinamis pada Unit Kemahasiswaan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Tanjungpura.

Yogi, Rianto (2025) Pengelolaan Arsip Dinamis pada Unit Kemahasiswaan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Tanjungpura. Tugas Akhir thesis, Universitas Tanjungpura.

	Text (Cover-Bab I) Cover-Bab1_E0131221052.pdf - Published Version Download (434kB)
	Text (E0131221052_YOGI RIANTO) E0131221052_YOGI RIANTO.pdf - Accepted Version Restricted to Repository staff only Download (4MB)

Abstract

Laporan akhir ini disusun sebagai bentuk pertanggungjawaban akademikatas pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) oleh mahasiswa Program StudiD3 Kearsipan Universitas Tanjungpura. Kegiatan PKL dilaksanakan di Unit Kemahasiswaan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) UNTAN, dengan tujuan mengkaji praktik pengelolaan arsip dinamis, mengidentifikasi kendala, serta memberikan saran perbaikan dalam pengelolaan arsip yang lebih tertib dan profesional.Arsip dinamis merupakan dokumen aktif dan inaktif yang masih memiliki nilai guna administrasi, hukum, atau informasi, dan perlu dikelola secarasistematis. Dalam konteks kelembagaan, terutama pada institusi pendidikantinggi, arsip menjadi bagian integral dalam menunjang akuntabilitas, transparansi,dan efisiensi pelayanan administrasi. Namun demikian, hasil observasimenunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis di Unit Kemahasiswaan FKIP UNTAN masih dilakukan secara manual dan konvensional.Penyimpanan arsip dilakukan dengan map dan rak sederhana, tanpa sistem klasifikasi arsip nasional. Surat masuk dan surat keluar dicatat dalam buku agenda dan ekspedisi, serta tidak dilengkapi indeks atau sistem digital untuk kemudahan temu kembali. Peminjaman arsip hanya dicatat di buku peminjaman manual,sehingga berisiko kehilangan dokumen dan keterlambatan pengembalian. Ruang penyimpanan juga belum memenuhi standar konservasi arsip, seperti pengaturan suhu, kelembapan, atau perlindungan dari bahaya kebakaran dan kerusakan fisik lainnya.Dari sisi sumber daya manusia, belum ada petugas khusus arsip yan gmemiliki kompetensi teknis di bidang kearsipan. Kegiatan pengelolaan arsip masih dilakukan oleh seluruh staf unit secara kolektif tanpa pelatihan teknis yang memadai. Belum tersedia pula pedoman tertulis yang mengatur klasifikasi arsip,jadwal retensi, dan prosedur penyusutan atau pemusnahan arsip. Hal ini menyebabkan pengelolaan arsip kurang konsisten dan sulit untuk diaudit ataudi evaluasi.Kendala lain yang ditemukan adalah keterbatasan fasilitas dan teknologi.Tidak adanya sistem informasi manajemen arsip (SIMAR) membuat proses pencatatan dan pencarian dokumen menjadi lambat dan tidak efisien. Arsip vitalseperti data kegiatan organisasi mahasiswa, dokumen beasiswa, dan surat rekomendasi kegiatan tidak mendapatkan perlindungan khusus, sehingga berisiko jika sewaktu-waktu dibutuhkan dalam kondisi mendesak. Walaupun demikian, pihak Unit Kemahasiswaan menyadari perlunya pembenahan dan menunjukkan komitmen untuk memperbaiki sistem yang ada. Melalui wawancara dengan staf unit, disampaikan bahwa pengembangan sistem digital, peningkatan sarana penyimpanan, dan pelatihan SDM adalah langkah-langkah yang mulai direncanakan untuk mendukung pengelolaan arsip yang lebih baik ke depannya.Beberapa rekomendasi yang diajukan dalam laporan ini meliputi: (1)penerapan sistem digital arsip untuk efisiensi pencatatan dan pencarian dokumen;(2) penyusunan pedoman pengelolaan arsip, termasuk klasifikasi dan retensi arsip;viii(3) pelatihan teknis kearsipan bagi staf; (4) penyediaan fasilitas penyimpanan yang sesuai standar; serta (5) penunjukan petugas arsip yang fokus dan bertanggung jawab secara khusus dalam pengelolaan arsip.Secara keseluruhan, laporan ini menegaskan bahwa pengelolaan arsip yang baik merupakan kunci dalam mendukung kelancaran administrasi dan tata kelola kelembagaan. Arsip yang tertib dan dikelola secara profesional tidak hanya mempermudah operasional harian, tetapi juga menjamin keberlanjutan dokumentasi yang sah dan terpercaya dalam jangka panjang. Dengan implementasi rekomendasi tersebut, Unit Kemahasiswaan FKIP UNTAN diharapkan mampu membangun sistem kearsipan yang lebih efisien, akuntabel,dan modern, sesuai dengan tuntutan zaman dan regulasi kearsipan nasional.

Actions (login required)

View Item